Für SaaS-Unternehmen und alle, die Subscriptions abrechnen – automatisch, transparent, in Echtzeit.
Subscription CRM für DACH - out of the box
Ein einziges System statt Tool-Chaos: Von Lead bis DATEV – Verträge, Abrechnung und Cashflow-Transparenz in einem durchgängigen System.
Drei Probleme bremsen Finance-Teams in Subscription Unternehmen täglich aus
Wenn CRM, Vertragsmanagement, Cashflow Analyse und Abrechnung in getrennten Systemen laufen, zahlen Sie mit Mehraufwand, Fehlern und Kontrollverlust. brainX führt alles in einem System zusammen – speziell für Subscription-getriebene SaaS-Modelle.
Die Insellösungsfalle
„CRM, Vertragsverwaltung, Abrechnung, Finance und Tickets – alles in verschiedenen Tools. Was zusammengehört, ist fragmentiert. Prozesse haken, Daten fehlen, IT und Administration wachsen – aber nicht der Umsatz.“
Cashflow? Excel sagt vielleicht.
„Wie viel Umsatz macht Kunde X? Gibt’s offene Rechnungen? Welche Verträge laufen nächsten Monat aus oder werden verlängert? Die Antwort: Excel-Listen, manuelle Summen und Bauchgefühl.“
Salesprozesse enden im Chaos
„Deal abgeschlossen – und jetzt? Manuelle E-Mails an Buchhaltung und IT. CRM-Eintrag von Hand. Jeder Schritt fehleranfällig. Es gibt keine Sicherheit, ob der vereinbarte Auftrag mit der Rechnung am Ende übereinstimmt.”
Salesprozesse enden im Chaos
„Deal abgeschlossen – und jetzt? Manuelle E-Mails an Buchhaltung und IT. CRM-Eintrag von Hand. Jeder Schritt fehleranfällig. Ich habe keine Ahnung, ob der vereinbarte Auftrag mit der Rechnung am Ende übereinstimmt.”
So wächst nicht Ihr Umsatz – sondern Ihr Chaos.
Isolierte Tools, Excel-Listen und manuelle Prozesse führen zu Missverständnisse im Team, verpasste Zahlungen, steigender Aufwand für Administration & Support: Sie verlieren Zeit, Geld – und vor allem Skalierbarkeit.
Ein System für alles, was im SaaS-Finance zählt.
brainX vereint CRM, Vertragsverwaltung, Abrechnung und Cashflow-Analyse in einer Plattform – speziell für Subscription-Modelle entwickelt. Keine Tool-Brüche. Keine Excel-Notlösungen. Keine Überraschungen am Monatsende.
CRM, Subscription und Abrechnung – endlich in einem System
Zentral statt zersplittert: Schluss mit Tool-Wirrwarr und Prozessbrüchen. Viele SaaS-Unternehmen kämpfen mit voneinander getrennten Systemen für CRM, Vertragsverwaltung, Abrechnung und Reporting – was zu doppelter Datenpflege, manuellen Übergaben und fehlender Transparenz führt. brainX vereint alles in einem System – von Lead bis Rechnung. Vertragslaufzeiten, MRR, Cashflow und Verlängerungen sind zentral gesteuert, automatisiert und jederzeit auswertbar. Entwickelt von einem Team, das selbst aus der Subscription-Welt kommt – und genau weiß, was zählt.
Mehr Klarheit. Besserer Cashflow.
In Echtzeit.
Ob Einzelvertrag oder aggregierte Prognoseliste: Sie erkennen frühzeitig, welche Zahlungsströme anstehen, wo Risiken lauern und wie sich Ihre Erlöse entwickeln. So wird Ihre Finanzplanung präziser, Entscheidungen datenbasiert – und der Cashflow planbar.
Für CFOs, die nicht raten, sondern steuern.
Tagesgenau. Anteilsgerecht. Fehlerfrei.
Mit brainX wird Vertragsmanagement endlich einfach: Verträge erstellen sich wie von selbst, verlängern sich pünktlich und werden zuverlässig abgerechnet – ganz ohne manuelles Nachjustieren. Hauptrechnungen gehen rechtzeitig raus, Zusatzkontingente werden tagesgenau und fair berechnet. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen, und die DATEV-Übertragung läuft reibungslos im Hintergrund. So behalten Sie den Überblick, minimieren Fehler und sichern sich planbare Einnahmen – bei maximaler Transparenz und minimalem Aufwand.
brainX automatisiert was
Finance aufhält
“Was ein ERP System für ein Maschinenbauunternehmen ist, ist brainX für SaaS Unternehmen.”
“brainX hat unsere Vertragsverwaltung komplett revolutioniert. Vorher hatten wir unzählige Excel-Listen, Reminder in verschiedenen Tools und ständig das Gefühl, etwas zu übersehen. Jetzt läuft alles zentral, automatisiert und nachvollziehbar – genau so, wie es in einem SaaS-Unternehmen mit Subscription-Modell sein muss. Besonders schätzen wir die Transparenz und die enorme Zeitersparnis im Tagesgeschäft.”
In diesem kurzen Video erfähren Sie, warum wir die Herausforderungen von CFOs und SaaS-Unternehmen so gut kennen: weil wir selbst davor standen. Genau daraus ist brainX entstanden – ein System, das Schluss macht mit Tool-Wirrwarr, manueller Abrechnung und fehlender Transparenz.
Stanislaw Bondaletow
CEO, brainX
Keine Bots, keine Umwege – echte Menschen. Echtes Team.
Die Köpfe hinter brainX
Das Team, das SaaS-Finance neu denkt.
Manuel Hesselbarth
Mario Soldic
Sascha Jahrstorfer
Christian Nothaft
Maria März
Stanislaw Bondaletow
Patrick Saier
Lohnt es sich für Sie, die Subscription-Verwaltung & Abrechnung zu automatisieren?
Häufig gestellte Fragen
Wir beantworten, was andere offen lassen.
Klassische CRMs sind auf Lead-Management und Vertriebskommunikation ausgelegt. brainX geht einen entscheidenden Schritt weiter: Es ist speziell für SaaS-Unternehmen entwickelt – mit Fokus auf Finance-, Vertrags- und Subscription-Prozesse. Sie steuern nicht nur den Vertrieb, sondern auch Umsatzmodelle, Abrechnungen und Vertragslaufzeiten – alles in einem System. Kurz: brainX verbindet CRM, Finance und Operations – genau da, wo klassische Tools aufhören.
Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel 5 bis 10 Werktage, abhängig vom Umfang Ihrer Anforderungen. Sie erhalten von uns einen klar strukturierten Ablaufplan mit definierten Meilensteinen.
Ein fester Projektmanager von brainX begleitet Sie durch alle Phasen – von der Einrichtung bis zur Liveschaltung. Auf Ihrer Seite braucht es in der Regel nur eine zentrale Ansprechperson, z. B. aus Vertrieb, IT oder Projektmanagement. Ziel: schneller Start, minimale Abstimmung, maximaler Nutzen – ohne Stillstand im Tagesgeschäft.
Nur dann, wenn man auf sich allein gestellt ist – und genau das lassen wir nicht zu. Unser erfahrenes Migrationsteam begleitet Sie persönlich, übernimmt die vollständige Datenvalidierung und sorgt für einen reibungslosen Übergang. So bleibt das Risiko minimal – und Ihr Nutzen maximal.
Ja. Mit brainX haben Sie alle relevanten SaaS-Kennzahlen jederzeit im Blick – in Echtzeit. MRR, Churn, Expansion Revenue, offene Zahlungen und auslaufende Verträge werden automatisch erfasst und übersichtlich aufbereitet. So erkennen Sie frühzeitig Trends, Risiken oder Potenziale – und treffen fundierte Entscheidungen, ohne Daten aus verschiedenen Tools zusammenzusuchen. Alles zentral, aktuell und direkt aus Ihren Verträgen generiert.
brainX macht Zahlungsflüsse transparent – automatisch und in Echtzeit. Sie sehen auf einen Blick, welche Einnahmen geplant sind, welche Zahlungen offenstehen und wie sich deine Erlöse über die nächsten Monate entwickeln. Durch die Kombination aus Vertragsdaten, Abrechnungslogik und Forecast-Funktion erhalten Sie eine verlässliche Grundlage für Liquiditätsplanung und Steuerung. So können Sie frühzeitig reagieren, statt nur rückblickend zu analysieren – und behalten die Kontrolle über Ihren Cashflow.
Ihre Daten sind bei brainX rundum geschützt – technisch, rechtlich und organisatorisch. Wir hosten ausschließlich bei Hetzner in Deutschland – DSGVO-konform, hochverfügbar und performant. Brainformatik als Betreiber ist nach ISO 27001 zertifiziert. Jeder Neukunde erhält automatisch eine ADV mit vollständiger Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zusätzlich führen wir regelmäßige externe Sicherheitsprüfungen und Penetrationstests durch – damit Sie jederzeit wissen, wo Ihre Daten sind und wie sie geschützt werden.